Prijamni ured upravlja vođenje evidencije pristiglih dopisa, faktura, važnih telefonskih razgovora, te evidencija slanja dopisa i ostale korespondencije sa poslovnim partnerima, osigurava pravovremenu reakciju na reklamacije, zahtjeve poslovnih partnera, i predstavlja osnovni alat za unapređenje odnosa sa poslovnim partnerima.
Svakom registriranom ulaznom dokumentu (pozivu, fakturi) sustav pridjeljuje protokolarni broj, a operater može, uz osnovne podatke, upisati i sažetak.
Jednostavnim klikom korisnik evidentira ulazni dokument kao ulazni račun, što otvara dodatna polja za popunjavanje (kao broj računa, datum i iznos) što omogućava kontrolu dvostruke evidencije računa već u fazi urudžbiranja. Dodatno je omogućen upis ugovora/projekta na koji se račun odnosi čime je omogućen izlist svih računa po tim kategorijama u odabranom periodu, bez obzira da li su već prošli računovodstvenu verifikaciju. Sustav zabilježi datum i sat zaprimanja, kao i djelatnika koji je dokument zaprimio
Ulazni računi su pripremnjeni za jednostavno automatsko učitavanje u odgovarajuću knjigu ulaznih računa na daljnju računovodstvenu obradu. Evidencija urudžbiranja je vidljiva iz knjige ulazni računa, te se jednostavnim dohvatom iz prijamnog ureda izbjegava dvostruko upisivanje osnovnih podataka
Sustav dozvoljava bilježenje primatelja što omogućuje da svaki djelatnik vidi koji su dokumenti zaprimljeni za njegovu obradu, te potvrđuje njihov primitak. Vodi se evidencija koji od ulaznih dokumenata su zahtjevali reakciju, te ukoliko je prošlo 2 ili više dana (što je podesivo) bez reakcije, iscrtava žutu, odnosno crvenu zastavicu, te upozorava na propuštene radnje.
se evidentiraju u zasebnoj mapi, bez obzira na datum zaprimanja, te je uvijek jednostavno vidljivo postoji li neki predmet od prije tjedan i li više dana koji nije izazvao očekivanu reakciju.
Povratni podaci o ulaznom računu (njegov broj, status, saldo i sl.) vidljivi su na zapisu zaprimanja računa uz odgovarajuće ovlasti. Sustav razlikuje datum zaprimanje i datum računa.
Na ulaznom dokumentu je moguće otvoriti Nalog za izvršenjem u Koordinaciji, te pratiti sve akcije koje su djelatnici iz različitih segmenata tvrtke odrađivali na pojedinom dokumentu, kao idiskusije, primjedbe, sugestije te različiti statusi dokumenta.
© 2017 Indicio d.o.o. Sva prava pridržana .