Komunikacija između različitih odjela i djelatnika tvrke predstavlja nervni sistem u poslovanju. Veliki broj studija je pokazao da je nedostatak komunikacije između pojedinih sudionika korporativnih procesa najveći uzrok kašnjenja projekata i stoga povećanih troškova. Kašnjenje je globalno identificirano kao najčešći i najskuplji oblik prekoračenja troškova. Ono međutim, praktički nikada nije rezultat samo jednog katastrofičnog događaja, već je posljedica mnogo manjih zastoja na koji se ne obraća pažnja sve dok kumulativni financijski efekt ne postane vidljiv. Jasno je da se nedostatak dobre komunikacije između različitih odjela i ljudi na kraju pretvara u kašnjenja i poslove koji su se mogli izbjeći, a čija financijska posljedica često dolazi do margina ugovorenog profita.
Obzirom da je nadziranje poslovnih procesa prvenstveno problem u komunikaciji, upravljanje poslovnim procesima, odnosno, vođenje brige o tvrtkinim resursima i rokovima izvršenja visoko je zavisno o nesmetanoj, glatkoj, komunikaciji između sudionika koju obično zovemo koordinacija.
Obično, management na svim razinama tvrtke organizira sastanke, koje uobičajeno nazivamo koordinacija, na kojima je zakazano veći broj tema (10-20) o kojima se diskutira i čije aktivnosti se koordinira. Zapisničar vodi bilješke o rokovima i zaduženjima zadataka, dok za to vrijeme, svaki pojedinac bilježi zaduženja koja se tiču njegovih zadataka. Zovu se i djelatnici iz drugih odjela da sudjeluju u diskusiji o određenom zadatku.
Analize pokazuju da pojedinac u prosjeku provodi 9,6 sati tjedno na sastancima. Pojedini sastanak ima u prosjeku 9 sudionika (2 managera, 4 suradnika, 2 podređena i jednog vanjskog suradnika), traje u prosjeku 1:30 hs i u najčešćem broju slučaja započinje u 11:00 sati. Ukupno vrijeme sudionika provedeno na sastancima tvrtku košta između 8% i 15% ukupnog iznosa isplaćenih plaća. Od 903 analizirana sastanaka, 45% njih je predstavljalo koordinacije osoblja, a 74% se održavalo u tvrtkinoj konferencijskoj dvorani.
Razvoj tehnologije omogućio je da se sastanci licem u lice zamijene tele konferencijama. Veliki broj osobnih aplikacija omogućio je video komunikaciju licem u lice. Većina njih nema mogućnost istovremenog sudjelovanja više sudionika, a ukoliko ima, takve opcije iziskuju dodatne troškove. Osobne aplikacije ne omogućuju stvaranje zapisa o provedenim diskusijama. Takva opcija postoji samo u profesionalnim alatima. Komunikacija ovisi o činjenici da na svim uređajima mora biti instalirana ista aplikacija. Ne vode se zapisnici sa sastanka, već svaki sudionik vodi svoje zabilješke o tijeku sastanka.
S lakoćom na sastanak možete pozvati suradnike izvan Vaše tvrtke: dobavljače, investitore, kupce, podizvoditelje. Da bi sudjelovali, vanjski sudionici ne moraju ništa instaliravati na svojem uređaju. Možete ih uključiti putem direktne poveznice, koja je vrijedeća samo za njih, a s kojom su automatski prosljeđeni u konferencijsku dvoranu sa statusom sudionika, a moderator ih može uzdignuti na status prezentirajućeg ili moderatora. Vanjski sudionici također mogu sudjelovati glasom i videom, čime se ostvaruje direktan kontakt kao na susretu licem u lice.
© 2019 Indicio d.o.o. Sva prava pridržana .