Carpio ERP

Nije svaki "ERP" - ERP: zašto računovodstvo nije dostatno?

ERP (Enterprise Resource Planning: planiranje resursa na nivou tvrtke) već u svom nazivu pokazuje zašto većina današnjih "ERP" sustava u stvarnosti nisu ERP sustavi. U nazivu je ključna riječ planiranje, koje nema značenje planiranja radi planiranja, nego treba biti temelj za uspostavu regulacijskog kruga nadzora nad troškovima, odnosno alarmiranja u momentu kad još možemo spriječiti nastajanje dodatnih troškova. Ukoliko graditelj ostvari prekovremene sate na gradilištu, a to se evidentira tek na kraju mjeseca, prilikom obračuna plaće, tada ih može samo platiti. ERP sustav bi trebao omogućiti da je već u tijeku mjeseca jasno da dolazi do prekovremenih sati (ili čekanja koje će kasnije izazvati prekovremene sate) kako bi se drugačijom organizacijom rada postiglo da do takvih prekovremenih ne dođe. Nadalje, u nazivu ERP, druga ključna riječ jest planiranje resursa, dakle ne samo financijskih resursa, nego ljudi, materijala, strojeva, koordinacija vremena. Današnji sustavi uglavnom rade planiranje na temelju očekivanih financijskih vrijednosti u periodima, na temelju kojih se rade "analize" na temelju računovodstvenih podataka. To je, međutim, pogrešno. Tako evidentirani troškovi predstavljaju posljedicu događaja koji su se dogodili davno ranije, a takve analize predstavljaju obdukciju. Na kraju, Enterprise tj. planiranje resursa na nivou tvrtke, znači da je potrebno obuhvatiti sve odjele tvrtke, a ne samo računovodstvo. ERP sustav, dakle, mora objediniti podatke ne samo na nivou računovodstva ili računovodstvenih isprava, nego mora povezati i ponudbene kalkulacije, događaje na gradilištu, nabavu, upravljanje strojevima, upravljanje zadacima i ljudima, komercijalu, prijamni ured, vođenje projekata, planiranje i računovodstvo.

Računovodstvene aplikacije, bez obzira na njihov nesporni značaj u životu jedne tvrtke, nisu ERP sustav, bez obzira koliko su međusobno povezane. Podaci koje računovodstvo može dati, kao i analize koje proizlaze iz toga, neminovno su toliko zastarjeli, da na temelju njih nije moguće upravljati svakodnevnim poslovanjem. Neki procesi su sami po sebi "mjesečni" (kao na pr. obračun plaće) pa nikako ne mogu dati stanje unutar mjeseca. Drugi pak podaci, toliko kasne u računovodstvo, da su zastarjeli neovisno o ažurnosti djelatnika u računovodstvu. Radeći analize kod jednog našeg korisnika, ustanovili smo da je prosječno kašnjenje podataka u skladišnom poslovanju 28 dana (iako su sva skladišta opremljena računalima). To znači, da su u računovodstvu istog dana evidentirani jedan dokument od jučer i jedan dokument star mjesec dana. Naravno da takva evidencija ne može dati upotrebljive podatke. Poraznija je, međutim, činjenica da je u toj tvrtki 67% svih dokumenata kasnilo više od zakonskog maksimuma od 7 dana, i da je prosječno kašnjenje tih dokumenata bilo 56 dana.